Bezpieczeństwo firmowej poczty elektronicznej – Portal PR - 24PR




Bezpieczeństwo firmowej poczty elektronicznej

10.03.2010 Kategoria: INNE. Autor: nazwa.pl

W wiadomościach przesyłanych drogą elektroniczną nierzadko zawarte są informacje mające dla firmy bardzo dużą wagę. Często sama możliwość korzystania z poczty e-mail stanowi dla przedsiębiorstwa ważny element prawidłowego funkcjonowania na rynku. Stanowi ona narzędzie do komunikacji z klientami i kontrahentami. Z uwagi na to warto dołożyć starań, aby firmowa korespondencja była należycie chroniona.
Wraz z rosnącą popularnością poczty e-mail rośnie liczba zagrożeń, które są z nią związane. Najczęściej mówi się o tym, jak uciążliwe jest otrzymywanie niechcianych wiadomości e-mail, zawierających treści reklamowe, różnego rodzaju wirusy czy tzw. trojany. Należy jednak pamiętać, że często groźni dla firmowego archiwum wiadomości są sami użytkownicy. Szkody, jakich może doznać konto pocztowe, mają zazwyczaj przykre konsekwencje dla przedsiębiorstwa. Dlatego warto wiedzieć, jak je należycie chronić.

E-mail jest wizytówką firmy

Mimo, iż w działaniach wielu firm korespondencja elektroniczna jest wykorzystywana niemal na każdym kroku, często jej znaczenie jest niedostrzegane. Tymczasem jest ona ważna nie tylko dla prawidłowego przekazywania informacji i komunikowania się na linii firma-klient i firma-kontrahent, ale także ma ogromną wagę dla kształtowania opinii o przedsiębiorstwie w jego otoczeniu. Zarówno odbiorcy, jak i potencjalni klienci i partnerzy wysyłający e-maile widząc, jak prezentuje się adres, są w stanie dużo powiedzieć o firmie.
Małe firmy, chcąc obniżyć koszty prowadzenia działalności, często posiadają konta pocztowe w domenach popularnych serwisów. Tymczasem takie rozwiązanie nie sprawia wrażenia poważnego przedsiębiorstwa, a w niektórych przypadkach może być utożsamiane z próbą oszustwa lub wyłudzenia pieniędzy. Znacznie lepiej jest posiadać adres e-mail w firmowej domenie, która prowadzi do strony WWW prezentującej ofertę. Usługodawcy oferują możliwość założenia takiej skrzynki w zarejestrowanej domenie. Przykładowo w serwisie nazwa.pl do dyspozycji Abonenta na darmowe konto pocztowe oddany zostaje 1 GB powierzchni dyskowej. Adres taki może mieć np. postać biuro@nazwafirmy.pl.
Nie tylko sam wygląd wpływa na wrażenia, jakie odnosi firmowe otoczenie. Ważne jest także sprawne działanie tego kanału komunikacji. Brak pełnej funkcjonalności usługi może skutkować  nieotrzymywaniem wiadomości przez odbiorcę, a tym samym ograniczeniem możliwości działania przedsiębiorstwa.

Klucz do bezpieczeństwa


Podstawą bezpieczeństwa firmowej poczty są zabezpieczenia technologiczne. Wszystkie transmisje danych powinny być przekazywane w sposób zakodowany. Aby uniemożliwić osobie trzeciej odczytanie przechwyconej wiadomości e-mail, powinna być ona odpowiednio zaszyfrowana. Najczęściej funkcję taką pełni protokół szyfrowania SSL (ang. Secure Socket Layer), który odpowiada za poufność i integralność przesyłanych danych w protokole HTML. Wykupując usługę serwera warto sprawdzić, czy jest on udostępniany także dla poczty elektronicznej. Posiadając taką możliwość należy ją wykorzystać poprzez odpowiednie skonfigurowanie używanego programu, tzw. klienta poczty elektronicznej (np. Outlook Express lub Mozilla Thunderbird). Należy w tym celu we właściwościach zaznaczyć odpowiednią opcję, dzięki której wiadomości będą szyfrowane. Takie zabezpieczenie pozwala w należyty sposób chronić informacji, na których przedsiębiorstwu zależy.
Kolejnym ważnym zabezpieczeniem, na które należy zwrócić uwagę, jest stosowanie protokołu SMTP służącego autoryzacji użytkownika poczty. Uniemożliwia on wysłanie wiadomości z konta, do którego obsługi dana osoba nie ma upoważnienia. Przy próbie przesłania e-maila serwer pocztowy weryfikuje login oraz hasło użytkownika, co uniemożliwia jego wysłanie przez osobę podającą dany adres e-mail jako zwrotny. Zapobiega to wykorzystywaniu go przez spamerów.

Najlepsze miejsce dla firmowej poczty

Poza zabezpieczeniami związanymi z jawnością przesyłanych danych i zabezpieczeniem dostępu do konta, należy także mieć na uwadze to, jak usługodawca chroni firmową pocztę przed podstawowymi zagrożeniami, jakimi są spam i wirusy. Hostingodawca, na którego serwerach utrzymywana jest poczta, musi stosować filtry antywirusowe i antyspamowe. Pierwsze mają za zadanie eliminować spośród przychodzących wiadomości te, które zawierają niebezpieczne programy, mogące uszkodzić nie tylko komputer odbiorcy, ale także infiltrujące jego zwartość – programy typu „trojan”. Wirusy komputerowe są plagą XXI wieku, a poczta elektroniczna – jako nośnik umożliwiła im szybkie rozprzestrzenianie się. Niektórzy usługodawcy, jak np. serwis nazwa.pl, coraz częściej do oferowanych usług hostingowych dołączają oprogramowanie antywirusowe (np. Kaspersky Anti-Virus), które pomaga chronić zawartość narzędzia pracy, jakim jest komputer.
Kolejnym filtrem, który powinien być obecny w ramach usługi jest ochrona przed spamem. Są to wiadomości wysyłane masowo o jednakowej treści, która jest niezależna od odbiorcy, nie wyrażającego uprzedniej zgody, ani chęci na ich odbiór. Ponadto sama wiadomość ma przynieść nadawcy korzyści niewspółmierne do tych odniesionych przez adresata. Wyróżnia się dwa rodzaje spamu. Pierwszym są niezamówione informacje handlowe, których rozsyłanie jest w prawie polskim zabronione. Drugi typ to wielokrotne wiadomości e-mail, których otrzymywania adresat sobie nie życzy. Oba typy potrafią skutecznie utrudnić pracę przedsiębiorstwa, zapełniając z biegiem czasu skrzynkę mailową i zachęcając do odwiedzin niebezpiecznych stron. Filtry antyspamowe nie dopuszczają do otrzymywania wiadomości, które wysyłane są z adresów lub serwerów pocztowych znanych z rozsyłania spamu oraz tych, gdzie treść może wskazywać, że są niepożądane.
Ostatnim zabezpieczeniem, które powinno się znaleźć w specyfikacji oferowanej usługi, jest wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa poczty. Powinny być one tworzone przynajmniej raz na dobę. Tzw. backup jest szczególnie pomocny w razie przypadkowego usunięcia plików znajdujących się na serwerze. Możliwość uzyskania takiej kopii pozwala na przywrócenie utraconych treści. Dobrze jest wiedzieć, jak długo przechowywane są backupy oraz czy ich udostępnianie wiąże się z dodatkowymi kosztami.

O czym musi pamiętać firma?

Aby przedsiębiorstwo mogło powiedzieć o swojej poczcie, że jest bezpieczna, też powinno pamiętać o kilku zasadach. Pierwsza dotyczy korzystania z tzw. klienta poczty. Programy tego typu łączą się z serwerem, w celu pobrania otrzymanych wiadomości. Dobrze jest go skonfigurować w taki sposób, aby kopiował wiadomości na dysk komputera, zostawiając jednocześnie korespondencję na serwerze. Rozwiązanie takie pozwoli stworzyć archiwum, które będzie dostępne, np. gdy jeden z tych nośników ulegnie awarii. Ponadto obecność otrzymanych e-maili na serwerze umożliwia korzystanie w sytuacji, gdy dostęp do firmowego komputera jest niemożliwy. Dostęp do zawartości skrzynki można uzyskać wtedy z poziomu strony WWW.
Po drugie należy również pamiętać, że żaden filtr nie zapewnia stuprocentowej ochrony. Dlatego nie należy otwierać podejrzanych załączników lub linków do stron WWW przesyłanych drogą elektroniczną. Mogą one zawierać niebezpieczne wirusy, które potrafią wyrządzić dotkliwe szkody, np. udostępniać cenne informacje bez wiedzy firmy, czy uszkodzić fizycznie komputer (dysk twardy, procesor, chłodzenie).
Najczęstszym powodem zagrożeń jest niedbałość o prawidłowe zabezpieczenie haseł umożliwiających dostęp do skrzynki e-mail. Nigdy nie powinno być ono zapamiętywane w pamięci komputera, zwłaszcza jeżeli może mieć do niego dostęp więcej niż jedna osoba. Z tego samego powodu nie należy umieszczać hasła w postaci zapisku w pobliżu miejsca pracy. Konto pocztowe firmy, które dostanie się w ręce osoby niepowołanej może wyrządzić przedsiębiorstwu wiele szkód – nie tylko wizerunkowych, ale i takich które przełożą się na straty finansowe.
W interesie firmy jest, aby pracownicy zostali odpowiednio poinstruowani o zasadach prawidłowego posługiwania się firmową pocztą elektroniczną. Jednocześnie wybierając usługodawcę, który będzie odpowiedzialny za funkcjonowanie korespondencji przedsiębiorstwa, powinno się mieć na uwadze istotność tego aspektu funkcjonowania firmy. E-mail jako tani, skuteczny i coraz popularniejszy kanał komunikacji umożliwia wielu przedsiębiorstwom ich skuteczny rozwój. Ze swojej strony firma powinna zadbać o to, aby korzystanie z tej usługi nie stwarzało trudności, ani dla niej samej, ani tym bardziej dla klientów, a wiadomości wysyłane przez nich i do nich będą docierały do celu.

Autor: Daniel Kotyras – marketingowiec, autor kilkudziesięciu publikacji na temat komunikacji marketingowej w najważniejszych polskich dziennikach, tygodnikach oraz miesięcznikach gospodarczych i branżowych. Obecnie – Dyrektor ds. Marketingu i PR w NetArt (serwis nazwa.pl). Firma jest liderem rynku rejestracji domen i hostingu, zapewniając od 1997 roku kompleksową obsługę klientów w zakresie rejestracji oraz pośrednictwa sprzedaży domen internetowych, hostingu, a także tworzenia Stron WWW. NetArt posiada 30 % udziału w polskim rynku usług IT, obsługuje ponad 300 tys. Klientów oraz 500 tys. domen. Został także wyróżniony Godłem „Firma Przyjazna Klientowi”.

Podobne wpisy:







Wszelkie prawa do portalu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych zastrzeżone są na rzecz MERKON GROUP CEZARY KRAJEWSKI i odpowiednio na rzecz współpracujących podmiotów i nie mogą być rozpowszechniane w całości bądź w części (także kanały RSS) bez uprzedniej pisemnej ich zgody.