Wydarzenia medialne dla potrzeb media relations – Portal PR - 24PR




Wydarzenia medialne dla potrzeb media relations

04.10.2010 Kategoria: Praktyka PR. Autor: Maciej Misiąg

Wszystkie firmy starają się o jak najlepszą reklamę. Bardzo wiele w tej kwestii mogą uczynić media. Gdy tylko coś ciekawego zwróci uwagę dziennikarzy, natychmiast konkretny temat zostanie upubliczniony. Oczywiste jest to, że dla przedsiębiorstwa dobre są tylko pozytywne informacje na jego temat. Dlatego bardzo ważne jest, by przykładać maksymalną uwagę do codziennych działań, gdyż „darmowa reklama” w środkach masowego przekazu wynagrodzi z nawiązką wszystkie wcześniejsze trudy. Zatem dobre relacje ze mediami to sprawa niezwykle istotna.Większe firmy mogą sobie pozwolić na zatrudnienie pracowników odpowiedzialnych za kontakty z dziennikarzami. Najczęściej zajmują oni stanowisko rzecznika prasowego. Jest to pracownik jak każdy inny i również jest zobowiązany do działań wspierających rozwój firmy. W tym wypadku chodzi o kształtowanie pozytywnego wizerunku. Rzecznik prowadzi działania na bardzo szeroką skalę i musi swobodnie obracać się w przepisach prawa autorskiego, a także znać techniki redagowania tekstu, m. in. sporządzania sprostowań, odpowiedzi oraz polemik prasowych. Podstawowym narzędziem kontaktu z dziennikarzami jest „new release” czyli komunikat prasowy, który również podlega konkretnym regułom. Ponadto wymagana jest umiejętność tworzenia listy mailingowej dziennikarzy oraz prowadzenie systematycznie aktualizowanego archiwum.

Bardziej zaawansowane sposoby na nawiązywanie relacji z mediami to wydarzenia medialne. Do najbardziej klasycznych kontaktów należą konferencje prasowe. W tym wypadku bardzo ważna jest świetna organizacja, gdyż w przeciwnym wypadku efekty przedsięwzięcia okażą się fatalne w skutkach. Okoliczności do zwołania konferencji prasowej muszą być adekwatne do planowanej inicjatywy, np. wydarzenie interesujące społeczność lokalną lub inną grupę czytelników prasy. Generalnie rzecz ujmując, chodzi o sprawy które nie sposób przekazać przez telefon czy faks lub w krótkich w formie komunikatach prasowych. Jednak mogą one zostać wykorzystane przy tej okoliczności, jako sygnalizacja spraw, które będą poruszane na konferencji. W trakcie przygotowań do konferencji bardzo ważne są takie kwestie jak: miejsce i termin, lista uczestników, plan oraz część merytoryczna spotkania.

Akcjami bardziej skromnymi są m. in. konferencje reporterskie, briefingi oraz przyjęcia prasowe. Konferencja reporterska to w istocie krótka konferencja prasowa zorganizowana w celu przedstawienia aktualnych faktów. Może to być nowa umowa, którą dopiero co podpisano lub ogłoszenie dużego projektu inwestycyjnego. Taka forma relacji pozwala zaoszczędzić dużo czasu, który wynika z procesu informowania o spotkaniu wszystkich zainteresowanych. Ponadto otwiera się szansa na nawiązanie kontaktu bezpośredniego z konkretnymi dziennikarzami, dzięki czemu istnieje możliwość wyjaśnienia wszystkich ewentualnych niejasności. Briefing to spotkanie prowadzone w mniejszym gronie, które służy do wyjaśnienia kontekstu oraz spodziewanych konsekwencji określonych wydarzeń. Celem tej inicjatywy jest podanie dodatkowych informacji, które wywołają oczekiwaną interpretację głównego wydarzenia. Uczestnikami są dziennikarze – specjaliści w konkretnej dziedzinie, o których opinię należy zabiegać. Briefing jest w gruncie rzeczy fachową dyskusją. Przyjęcie prasowe służy najczęściej w celu pozyskania konkretnych dziennikarzy na rzecz określonej inicjatywy. Informacje nie muszą mieć charakteru nowości, jednak mają za zadanie ukazać firmę w pozytywnym świetle. Okazją do organizacji przyjęcia prasowego mogą być np. wejście na nowy rynek zbytu, wprowadzenie nowego towaru lub usługi, wybrania nowej dyrekcji czy też rocznica powstania firmy.

W sytuacji gdy firma nie jest w stanie wykazać się w oczach mediów ciekawymi informacjami, świetnym rozwiązaniem są bankiety, rauty lub obiady. To bardzo dobra okazja by pochwalić się swoimi osiągnięciami, wypracowaną przez lata pozycją, podtrzymać relacje z najlepiej znanymi mediami, ale również nawiązać całkiem nowe kontakty z dziennikarzami. Ponadto ważna jest także obecność przedstawicieli władz oraz świata kultury. Również w tym wypadku należy pamiętać o przygotowaniu dla gości odpowiednich materiałów o firmie oraz kierownictwie.

Większe firmy, odpowiednio zasobne w fundusze, mają okazję do organizacji wyjazdu studyjnego bądź podobnej inicjatywy. Takie przedsięwzięcia są czasochłonne oraz drogie. Polegają na umożliwieniu dziennikarzom bliższego poznania zakładów firmy. Wyjazdy studyjne muszą przede wszystkim być atrakcyjne oraz połączone z aspektem rozrywkowym. Ponadto wszystkie koszty pokrywane są przez przedsiębiorstwo.

Do najczęściej stosowanych i najbardziej skutecznych środków kształtowania wizerunku firmy należą „drzwi otwarte”. Podstawową zaletą tych działań jest połączenie dwóch środków komunikowania, tj. słowa i obrazu (okoliczne przedmioty, eksponaty, obraz filmowy, przezrocza czy wideo). W trakcie przedsięwzięcia wszystkie urządzenia oraz przedmioty mogą być dotykane przez przybyłych ludzi. W ten sposób mają oni możliwość poznania pracowników i materii firmy, ponadto dostarczane są wrażenia oraz emocje sprzyjające nawiązaniu i podtrzymywaniu dobrych stosunków. „Drzwi otwarte” organizowane są przede wszystkim dla społeczności lokalnej. Mogą dotyczyć każdej grupy społecznej, tworzącej otoczenie organizacji. Głównym celem jest zapoznanie z charakterem prowadzonej działalności. To również okazja do sprawdzenia jak firma jest oceniana przez zwiedzających. Jednocześnie część programu może zostać zorganizowana jak najbardziej poza właściwym terenem, wszystko jest uzależnione od możliwości lokalowych. Bardzo ważne są kwestie związane z materiałami informacyjnymi. Na pewno dobrym pomysłem jest wydanie okolicznościowej broszury oraz stworzenie kilkuminutowego filmu wideo zawierającego atrakcyjną prezentację firmy. Produkcja świetnie może się sprawdzić także po imprezie, np. jako materiał promocyjny dla przedstawicieli handlowych. Podczas czynności planowania „drzwi otwartych” należy pamiętać o wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za: wygłoszenie powitania, oprowadzanie gości, kolportaż materiałów promocyjnych, wyżywienie gości czy przygotowanie pracowników pomocniczych firmy (portierzy, telefonistki, obsługa wind, szatni, stróże). Wszystkie atrakcje nie mogą stanowić dla gości żadnego zaskoczenia. Typowe obiekty zwiedzane w trakcie podobnych imprez to: pomieszczenie biurowe, budynki, produkty, procesy technologiczne, centra obsługi klientów, urządzenia socjalne i kulturalne, centra szkoleniowe czy laboratoria badawcze. Natomiast jako imprezy towarzyszące można zorganizować: imprezy muzyczne, wykłady, forum dyskusyjne, gry i konkursy, wystawy oferowanych produktów, festyny i święta oraz pokazy filmów. Warto po zakończeniu przedsięwzięcia stworzyć podsumowanie wszystkich działań, dzięki czemu analizie poddane zostaną wszystkie popełnione błędy, które w przyszłości będzie można wyeliminować.

Istnieje bardzo wiele sposobów na skuteczną reklamę firmy dzięki działaniom media relations. Należy jednak pamiętać, że metody należy ściśle dopasować do potrzeb. Zawsze lepiej jest poprawić wizerunek przedsiębiorstwa w mniejszym stopniu, niż nieumyślnie działając zniweczyć wcześniejsze wysiłki. Konferencja prasowa jest dobrym pomysłem tylko w przypadku wydarzeń odbiegających od codzienności. Należy pamiętać również o briefingach, czyli regularnych spotkaniach z wybranymi przedstawicielami mediów. Natomiast „drzwi otwarte” to bardzo uniwersalna metoda kontaktów, gdyż mogą w niej wziąć udział nie tylko dziennikarze, ale również przedstawiciele innych grup społecznych: absolwenci szkół, przedstawiciele lokalnej społeczności czy nawet byli pracownicy firmy.

Autor: Maciej Misiąg
Literatura:
Andrzejewski P. „Media relations: budowanie reputacji firmy”.

Foto: http://www.sxc.hu

Podobne wpisy:

Tagi: ,







Wszelkie prawa do portalu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych zastrzeżone są na rzecz MERKON GROUP CEZARY KRAJEWSKI i odpowiednio na rzecz współpracujących podmiotów i nie mogą być rozpowszechniane w całości bądź w części (także kanały RSS) bez uprzedniej pisemnej ich zgody.