Koniec papierologii w szkoleniach – Portal PR - 24PR




Koniec papierologii w szkoleniach

29.04.2011 Kategoria: Biuro. Autor: admin

Instytucje edukacyjne prowadzące szkolenia, szkoły językowe czy szkoły wyższe mają od niedawna do dyspozycji narzędzie pozwalające na całościowe zorganizowanie procesu szkolenia – począwszy od rekrutacji poprzez obsługę procesu sprzedażowego, kontakt z trenerami i ośrodkami konferencyjnymi, po przechowywanie materiałów dydaktycznych i ewaluację. Korzystają z niego już m.in. szkoły językowe z sieci Bell, Fundacja Wrota Edukacji czy Poznańska Wyższa Szkoła Biznesu. Aplikacje IT mogą zamknąć etap papierologii – mocno kojarzonej z procesem organizacji szkoleń.

Cały proces edukacyjny czy szkoleniowy to szereg powiązanych ze sobą zabiegów organizacyjnych i merytorycznych, koniecznych do właściwego przeszkolenia kilku, a czasami nawet kilkunastu tysięcy uczestników lub kursantów. Należy znaleźć miejsce szkolenia, wybrać termin, zdiagnozować kompetencje trenera, zakupić usługę cateringu, przygotować materiały szkoleniowe, oznaczyć miejsce szkolenia, zrekrutować uczestników i zebrać od nich dane osobowe, a po zakończonym szkoleniu wystawić certyfikaty uczestnictwa oraz przeprowadzić ankiety ewaluacyjne, które powiedzą czy uczestnicy byli zadowoleni i jak ocenili trenera oraz organizatora. Piętrzą się więc segregatory z dokumentacją, a organizatorzy, którzy powinni skupiać się na zadaniach związanych z merytorycznym opracowaniem kursu czy szkolenia, angażują większość swojego czasu w zadania typowo organizacyjne.

 Można prościej

Od niedawna organizatorzy szkoleń, kursów oraz pracownicy działów HR mają do dyspozycji internetowe narzędzia i aplikacje pomocne w zarządzaniu szkoleniami. Systemem taki jest YALA, który sprawdza się w zarządzaniu zasobami ludzkimi, organizacji szkoleń i realizacji projektów. System jest prosty w obsłudze, modułowy, a intuicyjność panelu administracyjnego sprawia, że już po pierwszym zalogowaniu się do platformy łatwo rozpoznać i korzystać z większości podstawowych możliwości systemu.

Z naszego doświadczenia przy realizacji projektów szkoleniowych wynika, że pewne czynności, takie jak tworzenie dzienników zajęć, zbieranie danych uczestników czy wystawianie certyfikatów ukończenia szkolenia są powtarzalne, dlatego postanowiliśmy przygotować narzędzie, które pomoże je zautomatyzować, a dzięki temu oszczędzić czas organizatorów. Ci, którzy z niego już korzystają potwierdzają, że to, czym zajmowały się dwie osoby przez cały dzień pracy, w naszym systemie zajmuje 2 godzinymówi Leszek Duda, prezes zarządu firmy L-SYSTEM.

Porządki w szkoleniach

Program ułatwia zarządzanie kursami i szkoleniami od A do Z. Przydaje się więc już na etapie rekrutacji. Ułatwi stworzenie bazy użytkowników, przypisze ich na odpowiedni kurs, wygeneruje zaproszenia, a nawet przypomni  e-mailem o wszystkich najważniejszych informacjach dotyczących nadchodzących zajęć. Dzięki zapisywanych w e-dzienniku wynikach i obecnościach, YALA pozwala na wnikliwą ocenę i analizę kursanta. Program przygotowuje dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne (np. statystyki dla PO KL, formularze wewnętrzne firm), gromadzi dokumentację szkoleniową (umowy z trenerami, kierownikami czy uczestnikami) oraz umożliwia wystawienie rachunków. YALA pozwala także na generowanie i przeprowadzanie ankiet oceniających szkolenia w formie tradycyjnej (drukowanej) oraz w wersji on-line.

Dobre przykłady

System YALA wykorzystuje w swoich działaniach m. in. szkoła językowa Bell z Poznania, Fundacja Wrota Edukacji czy Poznańska Wyższa Szkoła Biznesu. W aplikacji jest zarejestrowanych już 1200 uczestników kursów lub szkoleń.

– YALA czuwa nad terminowością przeprowadzanych przez naszą szkołę zadań administracyjnych. Archiwizuje umowy i faktury podpisywane z lektorami oraz kursantami oraz dba o kwestie finansowe. Z opłatami za lekcje bywa różnie, dlatego porządek w dokumentach, jaką zapewnia YALA, to duże ułatwienie i pewność, że szkoła nie poniesie strat spowodowanych przypadkowymi niedopatrzeniami – mówi Marcin Ruta ze szkoły Bell.

Zarządzających szkoleniami lub szkołami wyższymi lub kursami języków obcych czeka ciężka i długotrwała batalia z biurokracją, niezależnie od jej formy. Nieistotne bowiem czy będą to kartki papieru, teczki i segregatory czy foldery z plikami w Excelu i Wordzie – obowiązki formalne nie znikną. Skuteczne prowadzenie takiej firmy musi cechować organizacyjne uporządkowanie i sprawność działania, na szczęście administracyjnym komplikacjom można zaradzić, a tym samym – pokazać uczestnikom kursów czy szkoleń, że mają do czynienia z profesjonalną instytucją, stosującą nowoczesne narzędzia IT.

dobocom PR

Podobne wpisy:







Wszelkie prawa do portalu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych zastrzeżone są na rzecz MERKON GROUP CEZARY KRAJEWSKI i odpowiednio na rzecz współpracujących podmiotów i nie mogą być rozpowszechniane w całości bądź w części (także kanały RSS) bez uprzedniej pisemnej ich zgody.