Firmowe dokumenty należy przechowywać przez 5 lat – Portal PR - 24PR




Firmowe dokumenty należy przechowywać przez 5 lat

29.01.2013 Kategoria: Finanse firmy. Autor: admin

tax_careKsięgi podatkowe i inne dokumenty związane z działalnością, np. faktury VAT, trzeba przechowywać przez 5 lat – tyle czasu ma fiskus na przeprowadzenie ewentualnej kontroli podatnika.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów, dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe dotyczące płatnika składek i ubezpieczonego, a także wszelkie inne dokumenty i rejestry wynikające z prowadzenia działalności gospodarczej podatnicy zobowiązani są przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego. Okres ten wynosi 5 lat i, co istotne, liczy się go od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku. Przedawnieniu z końcem 2013 r. ulegną zatem firmowe dokumenty z 2007 r. Należy jednak pamiętać, że okres 5-ciu lat może się wydłużyć, jeśli dojdzie do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co zawiesza, a co przerywa bieg terminu przedawnienia

W pewnych okolicznościach bieg wymaganego okresu przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych może zostać zawieszony, a nawet przerwany. Zawieszenie skutkuje czasowym wstrzymaniem maksymalnie do 3 lat i może być spowodowane np. wniesieniem skargi do sądu administracyjnego. Wraz z wznowieniem biegu czas, jaki upłynął do momentu zawieszenia, zostaje wliczony do wymaganego okresu 5 lat.

Bieg terminu przedawnienia będzie natomiast przerwany, gdy przykładowo przedsiębiorca ogłosi upadłość. Konieczne będzie rozpoczęcie naliczania wymaganego okresu przechowywania od początku.

Aż 50 lat przy dokumentacji pracowniczej

Niezwykle długi okres obowiązkowego przechowywania dotyczy dokumentów pracowniczych. Przedsiębiorca, jako płatnik składek ubezpieczeniowych i społecznych, musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty służące do obliczenia podstawy wymiaru renty czy emerytury przez okres 50 lat od dnia wygaśnięcia umowy z ubezpieczonym.

Oprócz czasu, istotny też sposób

Ważny jest też sam sposób przechowywania. Archiwizowane dokumenty trzeba uporządkować wedle okresów sprawozdawczych. Ponadto, jeśli chodzi o księgi prowadzone przy użyciu komputera, podatnik musi systematycznie dokonywać rezerwowych kopii danych. Sam nośnik danych powinien być odporny na uszkodzenia zewnętrzne i zapewniać trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy niż okres przechowywania wymagany ustawowo. Podatnik musi też chronić dane przed dostępem nieupoważnionych podmiotów.

Miejscem przechowywania jest zawsze miejsce wykonywania działalności. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której podatnik na potrzeby przechowywania dokumentów korzysta z firmy oferującej usługi w tym zakresie – archiwizowane dokumenty trafią wtedy do niej.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki,  księgowy Tax Care

Podobne wpisy:







Wszelkie prawa do portalu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych zastrzeżone są na rzecz MERKON GROUP CEZARY KRAJEWSKI i odpowiednio na rzecz współpracujących podmiotów i nie mogą być rozpowszechniane w całości bądź w części (także kanały RSS) bez uprzedniej pisemnej ich zgody.