Czy warto planować zakupy w przedsiębiorstwie? – Portal PR - 24PR




Czy warto planować zakupy w przedsiębiorstwie?

12.03.2013 Kategoria: Zarządzanie. Autor: admin

Planowanie jest elementem zarządzania, które polega na podejmowaniu szeregu działań zorientowanych na wywołanie zjawisk, które nie zaistniałyby samoistnie. Planowanie jest niezbędne zarówno do prawidłowego zarządzania całym przedsiębiorstwem, jak i pracami poszczególnych działów, szczególnie tych, które spełniają kluczowe funkcje w strukturze firmy. Bez wątpienia do takich działów we współczesnych przedsiębiorstwach, szczególnie produkcyjnych, należy dział zakupów. To właśnie osoby w nim pracujące odpowiadają za to, że odpowiednie materiały, niezbędne np. do produkcji, zostaną dostarczone w momencie, gdy będą rzeczywiście potrzebne. Zaopatrzenie ma ogromne znaczenie dla kształtowania powiązań wewnątrz firmy. Dlatego tak ważnym zagadnieniem jest planowanie zakupów w przedsiębiorstwie. Głównym celem planowania zakupów jest identyfikacja klientów wewnętrznych, którzy będą chcieli nabyć dany asortyment. Do innych celów zaliczyć możemy m.in. wstępną weryfikację potrzeb, utrzymanie  dyscypliny finansowej, a co za tym idzie identyfikacja ewentualnych problemów finansowych. Dobry plan to również redukcja kosztów, jakie pociąga za sobą magazynowanie dużej ilości produktów i materiałów.

Plan zakupowy pozwala efektywnie przewidzieć potrzeby zakupowe, co w konsekwencji pozwoli na sprawne zarządzanie postępowaniami zakupowymi. Dzięki planowi i temu co jest w nim zawarte wyznacza się osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, szacuje się pracochłonność danych etapów i postępowań, a także ustala się skład komisji przetargowych, czy też z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym uruchamia poszczególne postępowania.

sch

Aby w pełni zrealizować cele, proces planowania musi spełniać pewne wymogi. Po pierwsze, procesem tym należy objąć  wszystkie nabywane kategorie asortymentowe zarówno produkty, jak i usługi, bez względu na ich wartość oraz specyfikę. W celu efektywnego planowania potrzeb, należy zadbać o regularną aktualizację zakresu poszczególnych kategorii asortymentowych. Zakres działań i odpowiedzialności kupców powinien być jasno określony, np. poszczególni kupcy powinni koordynować proces planowania w zakresie przypisanych im kategorii, tak aby nie wchodzili w kompetencje innych osób. Wszelkie zamówienia odnośnie poszczególnych produktów i usług powinny być zbierane w jednym, ujednoliconym formularzu, najlepiej elektronicznym, co pozwoli już na wstępie uporządkować i ujednolicić proces, a także będzie źródłem informacji dla osób odpowiedzialnych za zakupy danej kategorii asortymentowej. Zbieranie informacji od klientów wewnętrznych z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym pozwoli na weryfikację prognozowanych potrzeb, następnie porównanie ich z budżetem, dalej na przeprowadzenie negocjacji z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne budżety, czy w końcu na uzgodnienie planowanych wartości, a następnie agregację potrzeb oraz wskazanie postępowań strategicznych. Wszelkie zgłaszane zapotrzebowanie na produkty i usługi powinno podlegać weryfikacji merytorycznej i finansowej. Zbieranie informacji dotyczących zapotrzebowania na poszczególne produkty czy usługi powinno zakończyć się przed rozpoczęciem okresu, na który planowane są poszczególne postępowania. Jeśli zbierzemy odpowiednie informacje wcześniej, pozostanie więcej czasu na stworzenie planu oraz zatwierdzenie go w terminie, co pozwoli uniknąć opóźnień w postępowaniach. Optymalny czas potrzebny do przeprowadzenia całego procesu planowania jest indywidualny dla każdego przedsiębiorstwa, uzależniony jest od wielu czynników oraz branży, w której funkcjonuje dana firma, jednakże najbardziej optymalny wydaje się okres nie dłuższy niż 8 tygodni.

Plan zakupowy jest niezwykle ważny, gdyż stanowi punkt wyjścia dla pracy kupców. Stanowi on bazę do rozpoczęcia postępowań zakupowych z odpowiednim wyprzedzeniem, a także zyskujemy odpowiednią ilość czasu na stworzenie zapytań ofertowych, ich publikację, zebranie ofert, wyłonienie najlepszej oraz podpisanie umów z dostawcami. Obecnie, na rynku istnieje wiele rozwiązań wspomagających proces publikacji zapytań ofertowych, zbierania ofert, a także wybór najlepszej oferty. Do takich rozwiązań należy m.in. www.sourcingsolutions.pl, który łączy w sobie zaawansowaną technikę tworzenia systemów zakupowych, prostotę użytkowania i niską cenę, co sprawia, że jest dostępny również dla małych i średnich przedsiębiorstw. Serwis ten powstał w ramach projektu „Stworzenie internetowego serwisu obsługi procesu zapytań ofertowych” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Dotacje na innowacje. Inwestujemy w waszą przyszłość.

www.sourcingsolutions.pl,

 

Podobne wpisy:







Wszelkie prawa do portalu w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych zastrzeżone są na rzecz MERKON GROUP CEZARY KRAJEWSKI i odpowiednio na rzecz współpracujących podmiotów i nie mogą być rozpowszechniane w całości bądź w części (także kanały RSS) bez uprzedniej pisemnej ich zgody.